A medida que aumentan los gastos de viajes de negocios, las empresas se dan cuenta de que mejores técnicas de gestión de costos pueden marcar la diferencia.
NOSOTROS. los gastos de viajes corporativos se dispararon a más de $143 mil millones en 1994, según la encuesta más reciente de American Express sobre administración de viajes de negocios. Los empleadores del sector privado gastan aproximadamente $2484 por empleado en viajes y entretenimiento, un aumento del 17 por ciento en los últimos cuatro años.
Los costos corporativos de T&E, ahora el tercer gasto controlable más grande detrás de los costos de procesamiento de datos y ventas, están bajo un nuevo escrutinio. Las corporaciones se están dando cuenta de que incluso un ahorro del 1 por ciento o del 2 por ciento puede traducirse en millones de dólares agregados a sus resultados.
Ahorros de ese orden seguramente llamarán la atención de la gerencia, lo cual es un requisito para este tipo de proyecto. La participación comienza con la comprensión y evaluación de los componentes de la gestión de T&E para controlarla y monitorearla de manera más efectiva.
La gestión práctica incluye la asignación de responsabilidades para la gestión de viajes, la implementación de un sistema de medición de calidad para los servicios de viaje utilizados y la redacción y distribución de una política de viajes formal. Solo el 64 por ciento de las corporaciones estadounidenses tienen políticas de viaje.
Incluso con el apoyo de la alta gerencia, el camino hacia el ahorro es difícil: solo una de cada tres empresas ha instituido con éxito un programa interno que ayudará a reducir los gastos de viaje, y la gran cantidad de aspectos de los viajes son tan abrumadores que la mayoría de las empresas no saben por dónde empezar. . “La industria de los viajes se basa en la información”, dice Steven R. Schoen, fundador y director ejecutivo de The Global Group Inc. “Hasta el momento en que un pasajero realmente pone un pie en el avión, [solo] ha estado comprando información. ”
Si ese es el caso, la tecnología de la información parece un lugar viable para lograr esos ahorros esquivos, pero muy buscados. “Las innovaciones tecnológicas en la industria de los viajes de negocios están permitiendo que las empresas se den cuenta del potencial de la automatización para controlar y reducir los costos indirectos [de viajes]”, dice Roger H. Ballou, presidente de Travel Services Group USA de American Express.
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“Además, muchas empresas se están embarcando en programas de calidad que incluyen mejoras sofisticadas de procesos y esfuerzos de reingeniería diseñados para mejorar sustancialmente los procesos de gestión de T&E y reducir los costos indirectos”.
A medida que las empresas recurren a la tecnología para hacer realidad los ahorros potenciales, pueden ser muy creativas con respecto a los métodos que emplean.
El gran nivelador
Los sistemas de reservas centralizados fueron durante mucho tiempo dominio exclusivo de los agentes de viajes y otros profesionales de la industria. Pero todo eso cambió en noviembre de 1992 cuando un fallo del Departamento de Transporte permitió el acceso del público en general a sistemas como Apollo y SABRE. El software de gestión de viajes, como TripPower y TravelNet, surgió de inmediato, brindando a las corporaciones información sobre dónde se gastan sus dólares en T&E.
El software rastrea las tendencias de gasto interactuando con la base de datos de la corporación y brindando acceso a sistemas de reserva centralizados que brindan información de reserva inmediata a aerolíneas, hoteles y agencias de alquiler de automóviles. Estos programas también permiten a los usuarios generar informes de viaje computarizados sobre ahorros de costos con detalles sobre dónde se obtuvieron los descuentos, uso de hoteles y automóviles y patrones de viaje entre ciudades. Los datos reales brindan a las corporaciones una ventaja adicional al negociar descuentos con los proveedores de viajes.
“Cuando eres dueño de la información, no tienes que volver al punto de partida cada vez que decides cambiar de agencia”, dice Mary Savovie Stephens, gerente de viajes del gigante biotecnológico Chiron Corp.
Sybase Inc., líder en software de cliente/servidor con un presupuesto anual de T&E de más de $15 millones, está de acuerdo. “El software nos brinda una visibilidad sin precedentes sobre cómo los empleados gastan su dinero en viajes y un mejor apalancamiento para negociar con los proveedores de servicios de viajes”, dice Robert Lerner, director de crédito y servicios de viajes corporativos de Sybase Inc. “Tenemos un mejor acceso a los datos, más rápido y en un entorno en tiempo real, lo que se espera que nos brinde grandes ahorros en T & E. Ahora tenemos control sobre nuestra información de viaje y ya no tenemos que depender exclusivamente de las agencias y aerolíneas”.
El costo de este privilegio depende del volumen de negocios. Las compras únicas de software de administración de viajes pueden costar desde menos de $100 hasta más de $125,000. Algunos proveedores de software acomodarán a los usuarios más pequeños vendiendo el software por partes por $ 5 a $ 12 por viaje reservado, lo que sigue siendo un ahorro significativo de la norma de la industria de $ 50 por transacción.
No más entradas
Los viajes sin papel se están imponiendo más rápido que la oficina sin papel, ya que tanto los proveedores de servicios como los consumidores trabajan juntos para reducir los precios de los boletos para los viajeros de negocios. Quizás el avance más vanguardista sea el viaje “sin boleto”, que casi todas las principales aerolíneas están probando.
Mientras tanto, los proveedores y agencias de viajes están experimentando con nuevas tecnologías para permitir a los viajeros reservar servicios de viaje a través de Internet, correo electrónico y quioscos de venta de boletos sin supervisión. Best Western International, Hyatt Hotels y varias otras cadenas hoteleras importantes comercializan en Internet. Estos servicios reducen la necesidad de papel y ofrecen un mejor servicio y beneficios periféricos tales como una mayor eficiencia, un mejor seguimiento de los gastos y tendencias de viajes y reducción de costos.
Dennis Egolf, director financiero del Centro Médico de Asuntos de Veteranos en Louisville, Ky., se dio cuenta de que la ubicación descentralizada del centro médico, a un cuarto de milla del hospital, dificultaba la eficiencia. “Estábamos perdiendo tiempo de producción y las cosas se perdieron”, dice. “Cada memorando tenía que llevarse a mano para su aprobación y requeríamos siete copias diferentes de cada orden de viaje”. Como resultado, Egolf probó un paquete de software de reducción de papel listo para usar diseñado para el gobierno federal.
El software permite que el hospital administre los viajes en línea, desde el seguimiento de las asignaciones diarias y el cálculo de los gastos hasta la generación de formularios de anticipo de efectivo y la autorización de comprobantes de reembolso. El software también permite que el hospital mantenga una cuenta corriente de sus gastos de viaje y su presupuesto de viaje restante.
“Hoy, a todos los efectos prácticos, el sistema es sin papel”, dice Egolf. El software ha ayudado al hospital a reducir el tiempo de procesamiento de documentos en un 93 por ciento. “El objetivo original se centró en administrar los viajes de los empleados sin papel”, dice. “Hemos logrado ese objetivo, en parte gracias a los esfuerzos del personal y en parte debido a la precisión del software”.
Con solo una inversión de $6,000, el hospital ahorró $70 en cada viaje de los empleados y ahorró casi la mitad de su presupuesto de $200,000 en viajes y gastos a través del programa de reducción de papel.
Allí afuera
La consolidación de arreglos de viajes corporativos por parte de menos agencias ha sido una tendencia creciente desde 1982. Casi tres de cada cuatro empresas ahora hacen planes de viaje para sus ubicaciones comerciales a través de una sola agencia en comparación con el 51 por ciento en 1988. Dos beneficios principales de la consolidación de agencias son la facilitación de la contabilidad y el presupuesto de T&E, así como el apalancamiento en la negociación de futuros descuentos en viajes.